Anpassung an die Zielgruppe
Über die folgenden Fragen sollte man sich bereits im Vorfeld der Präsentation Gedanken machen:
- Wie lautet meine Botschaft?
- Wen möchte ich mit meiner Präsentation erreichen?
- Was wird die Zielgruppe wirklich interessieren?
- Über welchen Wissenstand verfügt meine Zielgruppe?
Der PowerPoint Experte Chart-Factory rät, den Vortrag in allen Schritten durch die Brille des Kunden zu betrachten. Nicht selten ist es der Fall, dass die Präsentation entweder an der Zielgruppe vorbeigeht, zu viel Wissen voraussetzt oder die ausführliche Darstellung der Firmenhistorie das Publikum langweilt.
Keine Überfrachtung mit Text
PowerPoint lädt äußerst gerne dazu ein, die Folien mit dem Text zu "überfrachten". Die Folge: Die Kernbotschaft geht unter, das Publikum ist letztendlich nur mit dem Lesen der Folien beschäftigt. Doch gilt hier die folgende Faustregel: Jeder Folie wird lediglich eine wichtige Aussage zugeordnet - ansonsten wird einfach eine weitere Folie verwendet.
Freies Reden und verständliche Übermittlung
Grundsätzlich gilt: Je freier die Präsentation gehalten beziehungsweise gesprochen wird, desto interessanter gestaltet sich diese auch für die Zuhörer. Allerdings erfordert dies Übung - ausschließlich zu wissen, worüber man spricht, garantiert nicht allein eine gute Darstellung.
Die Experten raten dazu, den Stoff bestenfalls in einer Geschichte mit einem Spannungsbogen zu erzählen. Dies funktioniere zwar nicht immer, wenn doch, ist der Erfolg der Präsentation so gut wie sicher.
Des Weiteren ist sich bei der Sprache am Prinzip des "kleinsten gemeinsamen Nenners" zu orientieren. Sprich: Sprachlich ist sich nach den Zuhörern mit den geringsten Vorkenntnissen zu richten. Entsprechend sollten Fachbegriffe so wenig wie möglich verwendet werden. Abkürzungen sind zudem zu vermeiden beziehungsweise bei Erstnennung direkt zu erklären.
Verwendung von optischen Mitteln und Hyperlinks
Optische Mittel dürfen in der Präsentation gerne verwendet werden, hierzu zählen:
- Schriften und Schriftgrößen
- Farben
- Unterstreichungen und/oder Fettungen
Jene optischen Mittel dienen der allgemein besseren Übersichtlichkeit. Die Grundregel der Experten lautet, Gleiches gleich zu gestalten. Entsprechend sollte beispielsweise die Wahl der Farben bei Diagrammen auf allen Folien beibehalten werden, für besondere Informationen sollte zum Beispiel stets die gleiche Schrift verwendet werden.
Ebenso dürfen interaktive Möglichkeiten genutzt werden - Hyperlinks können gesetzt werden, um die Präsentation an gewissen Stellen mit vertiefenden Informationen sinnvoll zu ergänzen.
Weitere Tipps zur Gewinnung von Zuhörern
Nach dem Rat der Experten sollte auch von der Referentenansicht des Programms Gebrauch gemacht werden. Es sei vorteilhaft für den Redner, Ergänzungen auf einer für das Publikum unsichtbaren Version zu notieren.
Außerdem gewinnen Präsentationen an Lebendigkeit, wenn ein regelmäßiger Wechsel der Darstellungsformen erfolgt. Beispiele der verschiedenen Darstellungsformen: Flipchart, Kurzfilm, Anschauungsmaterial - etwa ein durch das Publikum gereichtes Produkt.
Es hat sich außerdem bewährt, den Zuhörern im Anschluss ein Handout beziehungsweise eine kurze und übersichtliche Zusammenfassung der gesamten Präsentation auszuhändigen.
Erstellung der Präsentation von einem Experten
Gleichgültig, ob es sich um die aktuellen Verkaufszahlen, eine neue Geschäftsidee oder auch um die Vorstellung des Unternehmens handelt: Heutzutage wird oftmals eine modern gestaltete, spannende sowie eine präzise Präsentation mit einer guten Struktur verlangt.
Ein Experte kann bei der Erstellung der Präsentation helfen - schließlich müssen alle Punkte und Kriterien in einer gewissen Zeit umgesetzt werden, und dies auch möglichst professionell. Entsprechend lohnt sich der Rat eines Profis.