Was ist erlaubt, was nicht?
Grundlegendes: Bei der Zeiterfassung werden der Arbeitsbeginn und Arbeitsende, der Name und/oder die Personalnummer gespeichert.
Die erfassten Arbeitszeiten sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Dies dient den Mitarbeitern und den Unternehmen bei Unstimmigkeiten als Nachweis über die erbrachten Arbeitsstunden.
Bedeutung hat die Zeiterfassung auch für das Führen eines Gleitzeitkontos und die Lohnbuchhaltung. Eine explizite Zustimmung ist nicht nötig. Für die Zeiterfassung gilt neben dem Arbeitsrecht die EU-Datenschutz-Grundverordnung.
EU-Datenschutz-Grundverordnung
Im Mai 2018 kam es mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung zu einer Ablösung des bis dahin geltenden Bundesdatenschutzgesetzes. Die EU-Datenschutz-Grundverordnung enthält Regelungen, die dem Missbrauch oder der Weitergabe erhobener personenbezogener Daten entgegenwirken sollen.
So ist geregelt, dass das Einwilligen zum Speichern und Verarbeiten der personenbezogenen Daten der Freiwilligkeit unterliegt. Sie hat eindeutig und spezifisch zu erfolgen. Zusätzlich sind alle notwendigen Informationen hinsichtlich der Verarbeitung der Daten zur Verfügung zu stellen. Weiterhin ist es nur rechtens, Daten für eindeutige und legitime Zwecke zu erheben. Für andere Zwecke ist es nicht gestattet, die Daten zu verarbeiten. Grundsätzlich sind lediglich so viele Daten zu erheben und zu verarbeiten, die für den Zweck erforderlich sind. Die erhobenen Daten haben sachlich richtig zu sein.
Die personenbezogenen Daten sind nur so lange zu speichern, wie es für den Zweck nötig ist. Gleichzeitig ist die Sicherheit der erhobenen Daten zu gewährleisten. Sie sind vor unrechtmäßiger oder unbefugter Verarbeitung, Schädigung und Verlust zu schützen. Die Datenschutzrichtlinien sind zusätzlich zu dokumentieren.
Rechtmäßigkeit
Unternehmen haben hinsichtlich der Art des Zeiterfassungssystems Entscheidungsfreiheit. In kleineren Unternehmen reicht eine Zeiterfassung in Excel. Größere Unternehmen können auf eine Zeiterfassungssoftware zurückgreifen. Es ist unzulässig, Persönlichkeits- und Bewegungsprofile zu erstellen. Ebenfalls nicht rechtens ist es, kürzere Arbeitsunterbrechungen zu erfassen.
Fingerabdruck
Digitale Zeiterfassung kann über einen Fingerabdruck erfolgen. Unternehmen dürfen Mitarbeiter nicht dazu zwingen, weil für die Arbeitszeiterfassung biometrische Daten nicht zwingend nötig sind. Soll die Zeiterfassung auf diese Art erfolgen, ist die ausdrückliche Zustimmung der Mitarbeiter einzuholen.
GPS
Häufig bieten Zeiterfassungssysteme GPS-Tracking an. Dies bietet sich beim Außendienst an. Damit kann der Arbeitgeber verfolgen, von wo aus sich der entsprechende Mitarbeiter ein- oder ausstempelt. Aber auch hier gilt das Datenschutzgesetz. Lediglich der Mitarbeiter darf die Erhebung dieser Daten auslösen. Es ist nicht rechtens, die Geodaten dauerhaft zu tracken. Zur Feststellung der Geschwindigkeit ist die Erhebung der Geodaten unzulässig. Hier ist es zwingend nötig, die Mitarbeiter aufzuklären und ihre Zustimmung auf freiwilliger Basis zu erhalten.
Video
Eine heimliche Überwachung der Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz per Videoaufzeichnung ist verboten. Dies beschneidet die Persönlichkeitsrechte. Dies gilt auch für unbegründete und heimliche Kontrollen. In öffentlichen Räumen ist eine Videoüberwachung ohne Ton rechtens, wenn die Mitarbeiter darüber Kenntnis haben. Allerdings ist hier ein berechtigtes Interesse für die Aufzeichnung nachzuweisen.
Computer
Es ist nicht erlaubt, eine heimliche und dauerhafte Überprüfung der Mitarbeiter durchzuführen. Eine Ausnahme liegt vor, wenn im Arbeitsvertrag eine private Internetnutzung über den Firmenrechner ausgeschlossen ist.
Telefon
Hier gilt die Vertraulichkeit des Wortes. Einer Tonaufzeichnung müssen beide Seiten zustimmen. Die Gespräche heimlich abzuhören oder auszuwerten, ist untersagt. Stimmen die Mitarbeiter einer Datenerhebung zu, ist jede Form der Überprüfung zulässig. Sofern es nicht zu einer Verletzung der Persönlichkeitsrechte kommt. Ohne Zustimmung der Mitarbeiter ist eine Verhaltenskontrolle mittels der Zeiterfassungssoftware nicht erlaubt.